PRIVACY VERKLARING

Gemaakt op zondag 17 juni 2018 Laatst bijgewerkt op zondag 17 juni 2018 Geschreven door Jürgen Munghen

PRIVACY VERKLARING
van
Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters), Feitelijke vereniging

 (Versie 20-05-2018)

Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende(KVSRIO of de Rodenbachfluiters), Feitelijke vereniging, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.KVSRIO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters), Feitelijke verenigingzijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters), Feitelijke vereniging,

Désiré Van de Wallestraat 20
8800 Roeselare
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Telefoon: 0471/430599

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten en leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welkepersoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters)verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters), zoals ledenvergaderingen, cursussen, trainingen en andere activiteiten;
  • Verzorgen van opleidingen
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
    • Het kunnen plaatsen van direct marketing op sociale media voor onze Vriendenkring
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terugtrekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken: 

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres,
  • Privécontactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
  • Interesses
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer)
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van:

  • Beeldmateriaal (voor public relations)
  • Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van enige mailing m.b.t. de vereniging.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (Voetbal Vlaanderen, Google, andere scheidsrechterverenigingen, Facebook, 2is.nl, AXA en DVV en activiteitenleveranciers, overheid) voor: 

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting...);
  • Het verzorgen van sociale media (foto’s, teksten, enz…)
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • Het verzorgen van locaties, traiteurs en andere leveranciers voor activiteiten

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners(verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen: 

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (Voetbal Vlaanderen, KBVB, DVV en andere vriendenkringen)
  • Uw gegevens worden bewaard in een spreadsheet die beveiligd is via Google Drive
    • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren
      (Vaste partners van Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters) zijn o.a. KBVB, Voetbal Vlaanderen en andere vriendenkringen)
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, verzekeringsinstanties,…)
  • Externe opleiders of trainers (verbonden aan KBVB en/of Voetbal Vlaanderen)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan anderederden doorgeven en aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

Bewaartermijn

Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters) bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters) verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan:

Maximaal 10 jaar na laatste gebruik

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

  • Alle personen die namens Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters)van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Aan demedewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens dewelke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Ommisbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren). 

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

            Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
            Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
            Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Koninklijke Vriendenkring der Scheidsrechters Roeselare, Izegem en Omliggende (KVSRIO of de Rodenbachfluiters) kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Hits: 186